MENU
Udostępnij Twitnij

Księgowość domowa czy biuro rachunkowe? To jedno z najtrudniejszych pytań w małej firmie

Prowadzenie dokumentacji księgowej i rozliczenia podatkowe to dla wielu przedsiębiorców z sektora małych i średnich firm trudny i stresujący obowiązek.

Maciej Kacprzak, Recuerdo: Zakładając firmę, wiedziałam od początku, że do wszelkiego rodzaju rozliczeń zatrudnię księgową. Przepisy są zbyt zawiłe.

Tomasz Kostrzewa, Coster Solutions: Początkowo księgowałem dokumenty samodzielnie, bo wydawało mi się, że jestem w stanie sam to robić. Okazało się jednak, że jako osoba nie do końca zorientowana w przepisach podatkowych popełniłem błędy, które miały swoje konsekwencje.

Agnieszka Petryczkiewicz, Home Staging Studio: Z księgowością nie było na początku trudno, prowadziłam ją samodzielnie, wspierając się wiedzą z sieci. Z czasem jednak pojawił się lęk, czy na pewno sobie poradzę, czy przypilnuję złożenia deklaracji w odpowiednim terminie?

Paulina Alaw, AP.com.pl: Pierwsze problemy pojawiły się już przy rejestrowaniu firmy i pytaniu o wybór formy rozliczenia podatków. Później wystąpiły także inne trudności, okazało się na przykład, że źle rozliczyłam należny podatek. Te prozaiczne sprawy niepotrzebnie zajmowały mi czas.

Co w takim razie jest najlepszym rozwiązaniem dla małych firm? Samodzielna księgowość, osobista księgowa, a może połączenie jednego z drugim? Na pytania próbowaliśmy odpowiedzieć wspólnie podczas webinaru "Księgowość w małej firmie. Samodzielnie czy z pomocą biura rachunkowego?".

Spora oszczędność, duże ryzyko

W Polsce zarejestrowanych jest ponad 3 mln firm. Co więcej, ponad 20 proc. Polaków planuje założyć własną działalność w ciągu najbliższych 3 lat.

62 proc. obecnych przedsiębiorców korzysta z usług biur rachunkowych, 28 proc. prowadzi księgowość samodzielnie, a 10 proc. zatrudnia księgową.

Małe i średnie firmy wystawiają ok. 84 mln faktur rocznie. 11 proc. wciąż robi to ręcznie (nie zważając na trudności w zarządzaniu całością dokumentacji), a 14 proc. korzysta z programu Word lub Excel.

15 proc. przedsiębiorców używa systemów online (w przypadku kilku faktur w miesiącu usługa jest darmowa), tyle samo z bezpłatnych usług księgowych udostępnianych w ramach firmowego konta bankowego (tu całe zarządzanie finansami firmy odbywa się w jednym miejscu).

Najwięcej, bo 39 proc. firm korzysta z płatnego oprogramowania (często jednak jest to rozwiązanie zbyt drogie dla małych podmiotów).

Wystawienie faktury to dopiero początek drogi. Finanse firmy trzeba rozliczyć całościowo. Jak? Samodzielna księgowość to rozwiązanie dla tych, którzy mają czas, by śledzić zmiany w przepisach podatkowych i mają przynajmniej podstawową wiedzę z tego zakresu.

Opcję tę często wybierają ci, którzy chcą zaoszczędzić, ale też firmy z sektora IT, które nie mają zbyt wielu dokumentów i są otwarte na nowinki technologiczne.

Dla porównania, usługi księgowe przy jednoosobowej działalności gospodarczej i niewielkiej liczbie faktur to wydatek rzędu 200 zł miesięcznie.

Podstawową wadą samodzielnych rozliczeń jest jednak ryzyko błędu i w konsekwencji wysokich kar.

– Dlatego też uważam, że przedsiębiorcy powinni zająć się przede wszystkim rozwijaniem biznesu i całą swoją uwagę skupić na pracy. Obowiązki, w których nie jesteśmy biegli, powierzajmy specjalistom – radzi Anita Gołębiewska, dyrektor zarządzająca Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych. I dodaje: samodzielna księgowość to także niepotrzebny stres. Pojawia się niepokój, lęk, że czegoś nie wiem, nie rozumiem.

Co ważne, do biur zrzeszonych w OSCBR niejednokrotnie zgłaszają się przedsiębiorcy z prośbą o sprawdzenie własnych księgowań. I zawsze kończy się to tak samo: wszystkie dokumenty trzeba zaksięgować na nowo, a to generuje dodatkowe, często wysokie koszty. Pewnych błędów nie da się też naprawić. Jeden z przedsiębiorców przez nieznajomość przepisów nadpłacił 78 tys. zł podatku. Tych pieniędzy nie dało się już odzyskać.

Większe koszty, większe bezpieczeństwo

Ci, którzy chcą spróbować swoich sił w księgowaniu, mogą skorzystać z bezpieczniejszego rozwiązania: programu do samodzielnej księgowości i możliwości wsparcia specjalisty w przypadku, gdy pojawi się wątpliwość. Ta opcja jest dużo tańsza. Miesięczny abonament kosztuje średnio ok. 55 zł miesięcznie.

– Mamy dziś dostęp do programów, które dają możliwość skorzystania z doraźnego wsparcia eksperta. Jeśli mamy pytanie, możemy do danej księgowej zadzwonić lub napisać, i w ten sposób rozwiać wątpliwości – sugeruje Maciej Wieczorek, ekspert ds. rozwoju firm w mBanku.

Z usług biur rachunkowych powinni natomiast skorzystać przedsiębiorcy, którzy chcą skoncentrować się na swoim biznesie, ale też firmy budowlane czy transportowe z uwagi na coraz bardziej skomplikowane przepisy, a także osoby, które dokonują transakcji zagranicznych.

Biuro rachunkowe przejmuje pełną odpowiedzialność za rozliczenie podatnika. Oznacza to, że przedsiębiorca nie ponosi kary za błędy biura. Inaczej jest, gdy księgową firma zatrudnia na etacie.

– Firmy większe i te, które zatrudniają pracowników bezwzględnie powinny korzystać z pomocy fachowców. Pamiętajmy, że rozliczamy podatki i ZUS innych osób – mówi Anita Gołębiewska.

W Polsce działa ok. 40 tys. biur rachunkowych. Jak wybrać najlepsze?

Na początku sprawdźmy, czy w cenniku nie ma „ukrytych opłat” i czy abonament zawiera pełną cenę usługi, w tym doradztwo; jak wygląda sposób dostarczania faktur (czy także drogą elektroniczną) i jak długo dane biuro działa na rynku.

– Bazujmy też na poleceniach. Funkcjonuje dziś dużo forów, na których klienci chętnie dzielą się opiniami na temat swoich księgowych – radzi Maciej Wieczorek.

1000 zł za brak deklaracji

Wśród najczęściej popełnianych przez firmy błędów jest m.in. wybór nieodpowiedniej formy opodatkowania. Jeden z przedsiębiorców na przykład wybrał mniej korzystny dla siebie podatek liniowy (stałą 19-procentową stawkę liczoną od dochodu). Tym samym nie mógł się rozliczać wspólnie z żoną ani skorzystać z tzw. kwoty wolnej od podatku.

Przedsiębiorcy zgłaszając się do ZUS, często nie wiedzą też, że mogą skorzystać z tzw. ulgi na start (przez pierwsze 6 miesięcy działalności są zwolnieni z płacenia składek na ubezpieczenia społeczne, obowiązuje ich jedynie składka zdrowotna w wysokości 362,34 zł). By to było możliwe od razu deklarują chęć skorzystania z tzw. preferencyjnego ZUS-u (przez pierwsze dwa lata działalności płaci się wówczas składkę zdrowotną plus niższe składki na ubezpieczenie społeczne – łącznie 609,14 zł).

Dzięki temu niższe koszty działalności ponoszą przez 2 lata, a nie jak można by przypuszczać przez 2,5 roku.

Sporo problemów generują także rozliczenia transakcji zagranicznych, a do takich usług należą m.in. te oferowane przez Facebooka czy Google. Jeden z przedsiębiorców za niezłożenie wymaganej deklaracji UE zapłacił 1000 zł mandatu. Pamiętajmy, że mówimy o jednej deklaracji. Przedsiębiorcy nie wiedzą również, z jaką datą rozliczyć podatek i jak prawidłowo zamknąć działalność.

– Rozmawiałam ostatnio z panią, która wykonuje manicure i samodzielnie się rozlicza na tzw. ryczałcie. Okazało się, że w urzędzie skarbowym nikt jej nie powiedział, że przysługuje jej ulga na zakup kasy fiskalnej. Urzędy często nie informują podatników o wszystkich możliwościach. Inny przedsiębiorca jako firmowy koszt rozliczył zakup okularów korekcyjnych, a według wykładni urzędów skarbowych jest to wydatek osobisty – zwraca uwagę Anita Gołębiewska.

Tych błędów – jak zapewniają eksperci – można było uniknąć, gdyby firmy korzystały z wiedzy i doświadczenia specjalistów.

Przeczytaj również:
Wyłącz Adblocka, aby w pełni cieszyć się zawartością tej strony.