MENU
Udostępnij Twitnij

Podzielona płatność i biała lista. Jeśli to zignorujesz nie dostaniesz pieniędzy za fakturę

W Polsce jest właśnie wprowadzany nowy mechanizm, polegający na podzieleniu płatności za fakturę na dwa rachunki bankowe – sprzedawcy (kwota netto) oraz rachunek VAT (kwota podatku z faktury). To tzw. split payment , który jest dobrowolny od lipca 2018 roku, dla niektórych branż. Dla tysięcy przedsiębiorców stanie się jednak obowiązkowy od 1 listopada 2019.

Rachunek VAT jest bezpłatny i też jest prowadzony przez bank. Nowy mechanizm dotyczy tylko transakcji między przedsiębiorcami, a więc prywatni konsumenci, nie będą musieli nic dzielić.

Zmiana oznacza, że przedsiębiorca nie będzie mógł dowolnie zarządzać pieniędzmi z rachunku VAT. Mają one być przeznaczone tylko na poczet zapłaty tego podatku innemu kontrahentowi lub do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Przelew tych pieniędzy na podstawowe konto bankowe podatnika będzie możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach i to za zgodą fiskusa.

Po co nam split payment?

Mechanizm split payment ma za zadanie zmniejszenie luki vatowskiej przez ograniczenie wyłudzeń tego podatku.

Dlatego stosowanie go dla wszystkich transakcji powyżej 15 000 zł będzie od 1 listopada obowiązkowe dla branż „wysokiego ryzyka”, za jakie uznano między innymi budowlankę, branżę elektroniczną, zajmującą się odpadami czy obrotem wyrobami ze stali.

W sumie ta lista liczy ponad 150 pozycji!

Przedsiębiorcy objęci systemem split payment mają też obowiązek odpowiedniego sporządzenia faktur. Na wszystkich, które opiewają na kwotę powyżej 15 000 zł muszą napisać słowa „mechanizm podzielonej płatności”.

Za niedopełnienie tego obowiązku będzie groziła kara. Jej wysokość to 30 procent wartości podatku, który jest należny z tytułu tej płatności.

Niezależnie od tego, że dla części branż split payment staje się obowiązkowy – pozostali przedsiębiorcy też mogą go stosować. Również kwota 15 000 zł jest limitem obowiązkowym – ale dobrowolnie można stosować też split payment dla faktur o niższej wartości.

Split payment oznaczać też może inne problemy dla przedsiębiorców.

Do tej pory mogli swobodnie dysponować kwotą należną fiskusowi w formie VAT aż do dnia obowiązku jego zapłaty, często pokrywając w ten sposób bieżące koszty działalności w oczekiwaniu na płatności kontrahentów. Teraz będzie to niemożliwe.

Po drugie – przed nowelizacją ustawy u części przedsiębiorców na rachunku VATowskim zaczęły się gromadzić poważne kwoty, tworzyła się tzw. „górka vatowska”. Firmy mogły z tych pieniędzy jedynie płacić część vatowską faktur, płacić sam podatek VAT albo można zawnioskować do Urzędu Skarbowego o uwolnienie środków z tego rachunku do normalnego obrotu na rachunek bieżący. Teraz to się zmieni, spektrum możliwości będzie nieco rozszerzone – te pieniądze będzie można wykorzystać także na opłacenie cła, akcyzy, podatków dochodowych, sankcji vatowskich a także na opłacenie składek na ZUS.

W praktyce płatności split-payment składek i podatków wyglądać będą tak, jak do tej pory – w pierwszej kolejności środki są pobierane z rachunku VATowskiego, a dopiero gdy tam zbraknie pieniędzy – reszta będzie pokrywana z rachunku podstawowego firmy.

Żeby działać w mechanizmie split-payment nie trzeba załatwiać żadnych formalności – od 1 lipca 2018 każdy przedsiębiorca, który miał rachunek firmowy otrzymał taką możliwość. Płacąc np. fakturę z mechanizmem podzielonej płatności może wykorzystywać odpowiednie formatki w bankowości internetowej, może również odbierać takie przelewy. Natomiast w przypadku rachunków ROR, używanych na potrzeby działalności gospodarczej sytuacja wygląda nieco inaczej. Przedsiębiorca taki może zrobić przelew z podzieloną płatnością.

W tym przypadku problem leży gdzieś indziej – przedsiębiorca taki, jeśli np. jego kontrahent należy do grupy, która od 1 listopada musi działać w split-payment – nie będzie mógł otrzymać takiego „podzielonego” przelewu. Nie będzie bowiem wpisany na tzw. białą listę podatników VAT.

W praktyce oznaczać to będzie konieczność otwarcia rachunku firmowego.

Podzielona płatność to też korzyści

Mechanizm podzielonej płatności wiąże się z określonymi korzyściami.

Umożliwia obniżenie zobowiązania VAT (im szybciej zostanie zapłacony podatek, tym większą zniżkę otrzyma podatnik) i otrzymanie zwrotu VAT w przyspieszonym terminie 25 dni, a także zabezpiecza przed dodatkowymi sankcjami w razie zakwestionowania przez organy podatkowe prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych opłaconych z jego użyciem.

Biała lista podatników

Kolejną nowością (od 1 września 2019) jest tzw. biała lista podatników VAT.

Jest to elektroniczny rejestr prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową. Gromadzi on dane podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT oraz tych, którzy są VATowcami (w tym tych, których rejestracja została przywrócona).

Ma ona ułatwić firmom weryfikację kontrahentów, co - zdaniem Ministerstwa Finansów powinno przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa i pewności obrotu gospodarczego.

Lista zawiera niezbędne informacje, tj. nazwę firmy lub imię i nazwisko właściciela, numer REGON, NIP oraz PESEL, adres prowadzenia działalności, imiona i nazwiska osób reprezentujących podmiot, datę rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru jako podatnika VAT.
Wśród danych o podatnikach zawartych w rejestrze znajdą się m.in. numery ich rachunków rozliczeniowych.

Przelewów przekraczających kwotę 15 tys. zł na rachunki inne niż wskazane w wykazie nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Dlatego tak ważne by nasze. Firmowe numery kont znalazły się na liście: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Wdrożenie białej listy podatników to także dodatkowe obowiązki. W związku z umieszczeniem na niej rachunków rozliczeniowych kontrahenta podatnik każdorazowo przed dokonaniem przelewu do danego kontrahenta będzie musiał sprawdzać, czy dany rachunek bankowy jest zgodny z danymi opublikowanymi na białej liście.

Od stycznia 2020 roku zapłacenie należności na inny rachunek będzie wiązało się z sankcjami. Po pierwsze przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu w PIT lub CIT.

Po drugie odpowie solidarnie ze swoim kontrahentem za VAT nierozliczony z tytułu transakcji.

Jeśli kontrahent przekazał inny niż w wykazie numer konta – można odmówić i prosić o aktualizację albo zapłacić, ale wtedy w ciągu 3 dni od przelewu trzeba złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury.

Sprawdź swój numer konta

Okres od 1 września 2019 do 1 stycznia 2020 jest czasem, w którym mechanizmy białej listy mają być przyswojone przez przedsiębiorców.

To konieczne, bo nie wszystkie firmowe rachunki, którymi operują, zostały na tę listę wpisane. W każdym przypadku przedsiębiorcy powinni dokładnie sprawdzić, czy i w jakim zakresie ich konta są na białej liście – jeśli nie, to ich kontrahenci będą mieli obawy, by im przelać pieniądze za wystawione faktury.

Według informacji z Ministerstwa Finansów – najczęstszym powodem błędów jest zgłoszenie przez przedsiębiorców rachunków indywidualnych, a te – jak wspomniano – na listę nie mogą być wpisane.

Gdzie sprawdzić, czy rachunek znajduje się na liście? Informacje znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów na stronie podatki.gov.pl, gdzie jest wyszukiwarka umożliwiająca znalezienie danych firmy po numerze NIP, numerze rachunku lub nazwie. Jeśli rachunku naszej firmy tam nie ma, bo korzystaliśmy do tej pory z ROR – to trzeba założyć konto firmowe i zaktualizować dane w Urzędzie Skarbowym. Można to zrobić online na stronie CIDG - prod.ceidg.gov.pl.

VAT dla początkujących

Powyższe zmiany dotyczą osób, które już są przedsiębiorcami. Kto jednak przedsiębiorcą dopiero chce zostać, powinien zrozumieć na czym polega bycie płatnikiem VAT lub nie.

Zaczynamy od podstaw, bo bez ich zrozumienia trudno będzie się odnieść do tego, czy i jak trzeba płacić podatek VAT jako firma.

Każdy z nas płaci bowiem VAT za każdym razem, gdy robi zakupy – kwota podatku uwidoczniona jest na paragonie pod pozycją PTU (Podatek od Towarów i Usług) i może to być 23, 8, 5 lub 0 procent. Etap kasy w sklepie to zwykle ostatnie ogniwo całego łańcucha vatowskiego, który może być bardzo długi.

Kto ile VAT płaci Urzędowi Skarbowemu?

W pewnym uproszczeniu działanie systemu pokazuje taki przykład:

Producent mebli jest podatnikiem VAT. Do wyprodukowania regału kupił materiał za 300 zł. Robocizna, czyli to, co zapłacił stolarzowi to kolejne 500 zł. Chce na tym regale zarobić 200 zł, a więc wycenił go na 1000 zł netto. Do tego doliczył 23% podatku, czyli 230 zł i ten podatek odprowadził do Urzędu Skarbowego.

Hurtownik, który kupił od niego ten regał zapłacił więc 1230 zł brutto. Teraz on sam doliczy swoją marżę – 100 zł, ale do ceny netto – i wyceni mebel na 1100 zł plus VAT. Podatek wyniesie na tym etapie 253 zł (1100 razy 23%). Ale hurtownik odliczy sobie zapłacony przy zakupie VAT, więc będzie musiał odprowadzić do urzędu skarbowego tylko 23 zł.

Sklep meblowy, który zapłacił netto 1100 zł, teraz doliczy z kolei swoją marżę i wyceni regał na 1500 zł. Na kartce z ceną dla klienta napisze jednak 1845 zł, bo zawrze w niej 345 zł podatku VAT. Ale przy rozliczeniu z fiskusem weźmie pod uwagę podatek, który naliczył hurtownik i odejmie go od swojej części. Zapłaci więc tylko 92 zł VAT (różnica między 345 zł a 253 zł).

Klient ostateczny zapłaci za regał pełną cenę brutto (z VAT) i oczywiście nic już od niczego nie odliczy.

Jak spojrzymy na cały powyższy łańcuch zauważymy, że w sumie Urząd Skarbowy otrzymał pełny podatek VAT od ostatecznej ceny detalicznej, tyle że podzielony na części, płacone oddzielnie przez poszczególnych przedsiębiorców (230+23+92=345).

VAT w dwóch odmianach

Na tym etapie trzeba wprowadzić jeszcze dwa terminy – VAT należny i VAT naliczony. Ten pierwszy to kwota, którą przedsiębiorca dolicza do ceny netto swojego towaru.

VAT naliczony z kolei to suma podatku, którą przedsiębiorca sam zapłacił za towary i usługi potrzebne w jego działalności. Do Urzędu Skarbowego wpłaca się tylko różnicę między VAT należnym a naliczonym.

Zdarza się, że VATu naliczonego jest więcej niż VATu należnego – wtedy do US nie płaci się nic, a nadwyżkę zapłaconego VATu naliczonego przepisuje się na następny okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał). Jeśli nie ma szans na to, żeby taką nadwyżkę rozliczyć, fiskus oddaje ją przedsiębiorcy.

Taka sytuacja może mieć miejsce np. gdy towary lub usługi oferowane przez przedsiębiorcę są opodatkowane niższą stawką niż te, które sam kupuje w celu prowadzenia działalności.

Kto płaci, a kto nie musi?

Nie wszyscy przedsiębiorcy automatycznie stają się płatnikami VAT – żeby tak było trzeba złożyć do US odpowiedni formularz (VAT-R).

Muszą tak zrobić wszyscy, którzy przekroczyli obrót 200 000 zł, o ile nie są ustawowo zwolnieni z VATu – czyli ich rodzaj działalności jest na odpowiedniej liście. A są na niej m.in. nauczanie (w tym prywatne), usługi ubezpieczeniowe i zarządzania funduszami inwestycyjnymi, usługi związane ze sportem, niektóre usługi szkoleniowe czy ochrona zdrowia.

Co ważne – zwolnienie z VAT wynikające z wielkości obrotu obowiązuje tylko do chwili osiągnięcia wspomnianego limitu. Potem każda czynność podlegająca opodatkowaniu wiąże się z koniecznością płacenia podatku. Dlatego należy bardzo skrupulatnie kontrolować wielkość obrotów, by uchwycić moment przekroczenia progu. Trzeba też pamiętać, że jeśli firma rozpoczęła działalność w trakcie roku – limit jest odpowiednio niższy i trzeba go sobie proporcjonalnie wyliczyć ustalając ilość dni pozostałych do 31 grudnia.

Chociaż do obowiązku przejścia na rozliczenia VAT można poczekać do osiągnięcia limitu, to są wyjątki, czyli takie rodzaje działalności, które obowiązkowo muszą rozliczać podatek od towarów i usług już od pierwszej transakcji, niezależnie od kwoty.

Są to m.in.: sprzedaż wyrobów z udziałem metali szlachetnych, towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, terenów budowlanych, budynków, nowych środków transportu, usługi prawnicze, doradcze i jubilerskie.

Warto zauważyć, że od 1 września 2019 lista powiększyła się m.in. o firmy zajmujące się handlem sprzętem elektronicznym, AGD czy kosmetykami w internecie. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mają jednak możliwość zgłoszenia chęci jego płacenia.

Bardzo często jest to po prostu korzystne – jeśli podatnik ma duże koszty to dzięki byciu VATowcem będzie mógł odliczyć sporą kwotę tego podatku. Z drugiej strony – firmy, które same płacą VAT chętniej podejmują współpracę z VATowcami niż nie-VATowcami, bo tylko w tym pierwszym przypadku mogą zmniejszyć sobie podatek odprowadzany do budżetu państwa.

Zatem bycie VATowcem może być elementem przesądzającym o większej atrakcyjności danego kontrahenta.

Nie opłaca się zwykle przechodzenie na VAT firmom, które mają niewielkie koszty w płaconych fakturach, a ich klientami są konsumenci, niebędący płatnikami VAT. Doliczanie VATu powoduje, że cena, którą muszą zapłacić jest po prostu wyższa, a więc firma jest mniej konkurencyjna.

Wyboru dokonać można już na etapie zakładania działalności, ale też w trakcie jej prowadzenia, składając w US odpowiednie formularze.

Możliwa jest też sytuacja odwrotna – przedsiębiorca, który utracił prawo do bycia zwolnionym z VAT lub sam z niego zrezygnował może ponownie skorzystać ze zwolnienia, ale dopiero po upływie roku, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przestał korzystać z tego zwolnienia.

Prawa i obowiązki VATowca

Podstawowym i istotnym prawem czynnego podatnika VAT jest prawo do odliczania VAT od wydatków związanych z prowadzoną przez niego działalnością. To zazwyczaj oznacza odliczenie całego VATu wyszczególnionego na fakturze.

Niektórych wydatków nie można jednak odliczyć – są to na przykład usługi hotelowe. Najbardziej znanym ograniczeniem w odliczeniu podatku są faktury dotyczące wydatków na samochody osobowe użytkowane jednocześnie w działalności oraz prywatnie - tu można odliczyć tylko 50 procent zapłaconego podatku. Podatnik VAT ma też obowiązki. Przede wszystkim musi doliczać do swoich towarów lub usług odpowiednią stawkę VAT. Jeśli pozyskał więcej niż wydał – różnicę VAT musi odprowadzić do Urzędu Skarbowego. Co za tym idzie – musi składać deklaracje VAT (miesięcznie lub kwartalnie). Co miesiąc musi też przygotowywać struktury JPK_VAT w ramach Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Uwaga na błędy

Na koniec jeszcze krótka lista najczęściej popełnianych przed przedsiębiorców błędów dotyczących rozliczenia VAT.

- Niezgłoszenie chęci rozliczania VAT do urzędu przy rozpoczynaniu działalności. Domyślnie jest tak, że nowe firmy w większości branż (poza wymienionymi w ustawie) nie są VATowcami do chwili osiągnięcia limitu 200 000 zł obrotu. Wystawienie faktur VAT w takiej sytuacji jest możliwe, ale wtedy trzeba odprowadzić pobrany VAT, ale nie można go sobie odliczyć bez rejestracji.

- Złożenie deklaracji VAT po terminie lub niezłożenie jej wcale. Przedsiębiorcy składają deklaracje miesięcznie lub kwartalnie. Nawet, jeśli w tym czasie nie dokonali żadnej sprzedaży – muszą dopełnić tego obowiązku. Za brak deklaracji grozi kara grzywny.

- Niezapłacenie podatku w terminie. Przekroczenie 25 dnia miesiąca, czyli terminu wpłaty podatku wiąże się z naliczaniem odsetek od zaległości, które przedsiębiorca musi sam sobie policzyć i zapłacić wraz z podstawową należnością.

- Odliczanie VAT z faktur, których odliczyć nie można. To na przykład usługi hotelarskie czy gastronomiczne.

- Stosowanie niewłaściwej stawki VAT. To szczególny przypadek w budownictwie, gdzie usługi są opodatkowane na poziomie 8 procent, ale są wyjątki, o których przedsiębiorcy czasem nie pamiętają.

Przeczytaj również:
Wyłącz Adblocka, aby w pełni cieszyć się zawartością tej strony.