MENU
Udostępnij Twitnij

Własna firma od zera. Najczęściej popełniane błędy

Przy prowadzeniu własnej firmy nietrudno o błędy, szczególnie gdy jest to pierwsza tego typu działalność. Sprawy nie ułatwia mnogość skomplikowanych i wciąż zmieniających się przepisów. Nie da się oczywiście wszystkiego przewidzieć, ale pewnych błędów można uniknąć.

Samodzielnie czy na zlecenie?

Zacznijmy od decyzji, kto poprowadzi księgowość naszej firmy. Możemy to robić samodzielnie lub skorzystać z usług biura rachunkowego. To nasz wybór i nasza odpowiedzialność.

Na rynku nie brakuje programów do samodzielnej księgowości. Na pewno jest to rozwiązanie tańsze. Koszt miesięcznego abonamentu to ok. 55 zł. Tymczasem za usługi profesjonalnej księgowej trzeba zapłacić ok. 200 zł miesięcznie. Pamiętajmy jednak, że jest to koszt firmowy, który możemy rozliczyć, pomniejszając w tej sposób należy podatek, o czym w dalszej części artykułu.

Są przedsiębiorcy, którzy ze względu na rodzaj prowadzonej działalności mogą prowadzić księgowość samodzielnie i w połączeniu np. z firmowym kontem. Takie rozwiązanie sprawdza się przy jednoosobowych działalnościach, w przypadku freelanserów i osób, które mają mało faktur.
Przy samodzielnym prowadzeniu księgowości łatwo jednak o błąd.

Już na etapie rejestracji przedsiębiorcy muszą wybrać formę opodatkowania. Nie wszyscy też wiedzą, że mogą skorzystać z preferencyjnych warunków: ulgi na start (przez pół roku obowiązuje przedsiębiorcę tylko składka zdrowotna) i niższej stawki ZUS (przez kolejne dwa lata). Problemów dostarcza też rozliczenie podatku od usług zagranicznych, czyli np. faktur wystawionych przez Facebook czy Google.

Jest jeszcze rozwiązanie pośrednie: samodzielne prowadzenie księgowości i sporadyczny kontakt z biurem zrzeczonym w Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych.

Niezależnie od tego, co zdecydujemy w kwestii prowadzenia księgowości, pamiętajmy, że biuro rachunkowe odpowiada za rozliczenie dostarczonych przez nas dokumentów. To my wystawiamy faktury. I tu także możemy skorzystać z różnych rozwiązań. Tradycjonaliści robią to w Wordzie lub Excelu, pozostali korzystają ze specjalistycznego oprogramowania, płatnych i bezpłatnych systemów online do samodzielnego fakturowania czy usług księgowych w ramach firmowego konta bankowego.

Zasady ogólne czy podatek liniowy?

Kolejna ważna rzecz to wybór właściwego sposobu opodatkowania. To, jak będziemy się rozliczać, wskazujemy już podczas rejestracji firmy. Warto więc wcześniej to przemyśleć i z listy możliwych opcji wybrać taką, która najbardziej się opłaca. Wybór zależy m.in. od daty założenia firmy, przewidywanej wysokości przychodów i kosztów czy rodzaju prowadzonej działalności.

Trzy podstawowe formy opodatkowania to: skala podatkowa (zasady ogólne), podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Przy zasadach ogólnych podatek w wysokości 17 proc. lub 32 proc. (wyższa stawka obowiązuje po przekroczeniu drugiego progu podatkowego, a więc kwoty 85 528 zł) obliczamy na podstawie dochodu (przychodu pomniejszonego o poniesione koszty). Ta forma sprawdza się w sytuacji, gdy mamy sporo firmowych wydatków i gdy nie ma obawy, że przekroczymy drugi próg.

Podatek liniowy także liczony jest od dochodu, ale jest to stała 19-procentowa stawka. Na ten sposób opodatkowania decydują się najczęściej firmy, które mają wyższe przychody.

Przy ryczałcie podstawą opodatkowania jest przychód, koszty nie są uwzględniane. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności może to być 2 proc., 3 proc., 5,5 proc., 8,5 proc., rzadziej 17 proc. i 20 proc. To rozwiązanie warto rozważyć, gdy nasza działalność nie generuje zbyt wielu kosztów.

Można także rozliczać VAT, czyli podatek od towarów i usług. Prawo do jego odliczenia przysługuje podatnikom zarejestrowanym jako płatnicy VAT. Warto rozważyć, czy bardziej opłaca nam się zostać czynnym podatnikiem VAT, czy raczej – o ile to możliwe – korzystać z ustawowego zwolnienia. Z opodatkowania VAT zwolnione są usługi świadczone m.in. przez prawników czy psychologów.

Złe rozliczenie podatków, ale też niezłożenie w terminie wymaganych deklaracji czy nieopłacenie należnych składek może skutkować naliczeniem karnych odsetek.

Jak prowadzić księgowość w małej firmie bez błędów, mandatów i odsetek?

Koszty? Byle nie za wysokie

Sporo problemów sprawia przedsiębiorcom kwestia kosztów. Jednym z częściej popełnianych błędów jest niewłaściwa ich klasyfikacja. Koszty uzyskania przychodów (wydatki związane z prowadzoną działalnością) pozwalają zmniejszyć wysokość podatku, który musimy zapłacić. Ale uwaga! Koszty naciągane czy noszące cechy wydatku osobistego urząd skarbowy może zakwestionować.

Przedsiębiorcy wykorzystujący samochód prywatny do celów służbowych mogą na przykład rozliczyć część kosztów paliwa i innych wydatków związanych z utrzymaniem auta. Spokojnie rozliczymy też zakup sprzętu, np. komputera czy drukarki. Wątpliwe jest już natomiast rozliczenie faktury za służbowy obiad czy zakup nowego garnituru. Tego rodzaju wydatki skarbówka odrzuci.

Nie wszystko też musimy mieć w firmie na własność. Biuro, samochody czy magazyny można wynająć. Coraz bardziej popularny jest coworking (wynajęcie biurka w przestrzeni wspólnej) czy drop shipping (logistyczny model sprzedaży internetowej, w którym jedynie zbieramy zamówienia i przesyłamy je dostawcy, a ten wysyła towar do odbiorcy ze swojego magazynu). Na początek warto też sprawdzić oferty leasingu samochodu czy sprzętu elektronicznego.

Uważajmy też na wydatki. Częstym błędem przedsiębiorców są zbyt wysokie koszty już na starcie. Nie od razu trzeba wynajmować biuro, czasem wystarczy wspomniane już biurko w przestrzeni wspólnej czy praca z domu. Warto też poczekać z leasingiem drogiego auta. Nadmierne wydatki obciążają budżet firmy bardziej niż zapłacenie podatku naliczonego bez dodatkowych kosztów.

Niska cena, duże oszczędności

Błędem może stać się również nadmierna oszczędność. W momencie rozpoczęcia działalności często nie mamy wielu klientów. Niskie przychody staramy się więc równoważyć cięciem wydatków, które wydają się zbędne. Najłatwiej zrezygnować z kosztów generowanych przez reklamę i marketing. Jednak jeśli nikt o nas nie usłyszy, to nie skorzysta z naszych usług. Tego rodzaju oszczędności hamują rozwój. Brak reklamy to brak klientów i w konsekwencji zawieszenie lub zamknięcie działalności.

I jeszcze jedna kwestia, początkujący przedsiębiorcy często nie wiedzą, jak wycenić oferowany przez siebie produkt czy usługę. Chcąc pozyskać klienta, decydują się na znaczne obniżanie cen. Niestety, zbyt niskie mogą nie pokryć kosztów realizacji zlecenia. Co więcej, cena znacząco odbiegająca od rynkowej może ściągnąć na przedsiębiorcę kontrolę skarbówki.

Przeczytaj również:
Wyłącz Adblocka, aby w pełni cieszyć się zawartością tej strony.